中央国家机关政府采购中心会议知识

如何有效地组织会议？

    在工作中，最常见的就是开会，而开会在人们心目中又往往是浪费时间的代名词。那么怎么有效的组织会议？如何让你组织会议更加合理有序？那么怎样组织会议才算成功？
    在最短的时间内达到会议目的。
如果你将组织一次会议，你如何才能有效地组织一次成功的会议呢？主持成功会议有十个要素。这些要素是：什么情况下有必要开会，什么情况下没必要开会，开会的人选如何确定，开会的议程怎么去准备，会前怎么准备，会议怎么开始，会议中如何去遵守时间，如何主持及控制会议，会议的总结及会议记录。

    会议的必要性

    什么情况下有必要开会，开会开得好是一种效率，开得不好就是浪费时间。因此首先应确定哪些情况下必须开会。
1.需要通过讨论来获得最佳的决策，需要开会。
2.需要听取多方面的意见，获得别人的支持需要开会。
3.需要听取不同的意见，达成共识，共同完成某项工作需要开会。
4.传递会议的内容复杂但是很重要，要求所有的人都要正确理解的需要开会。
5.身体语言和口头表达在传递信息中起着重要的作用，可以激励士气。例如保险公司，有一个层会，层会必须通过语言的表达，通过身体语言的动作激励士气。这种情况也要开会。
6.汇报项目的进度，协调多方的合作需要开会。

    什么情况下没必要开会，开会需要花费，需要人的时间和精力，每次召开会议之前应该仔细地考虑，是否有必要开会，有没有其他的方式可以比开会更有效。以下的情形就没必要开会：
1.传递一般信息给许多人，你可以用电子邮件分发。
2.已经有例会了，你可以安排在例会上讨论。
3.资料未收集齐备或者起决定作用的人无法参加，不用开会。
4.你是决策的人，并且你应该知道，让其他人来参加可能会把事情复杂化，并且拖延时间。这种情况下，也不必开会。

    会议的准备

    与会人选的确定，如果会议必须开，谁来开会，要看与会者是否能够符合以下要求：
1.会议决策的执行者或者会议决策的参与者
2.与会主题相关的专业人士能不能到场
3.开会时提供特定咨询的人

    注：“本内容仅供参考，无任何倾向意见，如有必要，建议您咨询相关领域专家。”